同济大学党委办公室接待工作规程

  • 党委办公室
  • 2013 年 5 月 28 日

同济大学党委办公室接待工作规程

 

接待工作主要是指接待上级部门、校外单位或个人来访(一般不包括外事接待)。接待工作是加强学校对外交流的重要途径,是宣传展示学校建设成果的重要窗口。接待工作应遵循“礼仪对等、热情周到、标准规范、勤俭高效”的原则,具体规范及要求如下:

一、接待程序

(一)接到上级部门、兄弟单位来访的通知或来函、来电,及时将来校人员的单位、职务及来校目的、来校时间报办公室分管主任,确定接待主体。

(二)具体接待人员制订接待方案,一般接待活动报办公室分管主任审定,重要接待活动需报办公室主任和分管书记审定。如需安排交流座谈会,按照《同济大学党委办公室会务工作规程》进行会议组织。

(三)会同相关职能部门,以对等原则确定共同参与接待人员,并作好资料准备。

(四)打印接待日程表及会议议程,并及时与对方沟通确认。

(五)根据具体情况通知新闻中心提前做好新闻采写准备工作。

(六)根据实际需要,落实接待场地和来宾活动安排。

二、接待要求

(一)迎送。上级部门或兄弟单位副校级以上来宾一般安排到机场、车站迎接。送客一般送至小车为止,重要来宾送至机场、车站。如来宾自派车辆接送,应提前登记车辆号牌,并通知进校门卫,礼貌放行。

(二)会见、会谈。一般按照对等原则安排相应的校领导和部门负责人会见、会谈。

(三)就餐。来宾就餐一般安排在君禧、迎宾馆、三好坞餐厅等学校附近餐馆。根据相应的接待标准,提前将席卡要求、用餐标准、用餐时间、用餐房间以及来宾对餐饮的特殊要求与餐馆沟通。宴会前一小时工作人员到位,摆放席卡并检查准备工作情况,热情做好座位引导工作。用餐后由办公室接待人员签署用餐单。

(四)住宿。来宾一般安排在君禧、迎宾馆、干训楼等学校宾馆,房费原则上由来宾自己支付。

(五)参观及考察。根据来宾来访目的,安排校内参观。参观前需与接待单位有关负责人取得联系,确定参观时间、路线、讲解员等。校外考察应本着节约原则,根据来宾工作需要进行协调。党委办公室应安排好参观考察用车。

(六)返程票务。根据来宾需求,负责协助落实来校人员的返程(机、车、船)票。

(七)赠送纪念品。根据接待标准、来访宾客身份,赠送适宜的学校纪念品,并做好登记工作。

(八)接待人员要求。着装整洁大方,态度热情诚恳,遵守纪律,严格执行请示报告制度,不得自行其是。

三、工作整理及归档

接待工作结束后,负责接待人员将工作全部资料整理归档,并做好记录。