同济大学党委办公室会务工作规范及要求

  • 党委办公室
  • 2013 年 5 月 28 日

同济大学党委办公室会务工作规范及要求

 

为确保学校党委相关会议有序进行,提高议事效率,进一步提高党委办公室办会能力,特制定会务工作规范及要求。

一、接受工作

准确了解会议的时间、内容、规格、规模及要求,确定会议出席校领导及职能部门人员,拟定会议议程,报办公室主任审定。

二、准备工作

1.选定会场。要考虑会场的容量、规格、设施、服务等因素。

2.确定会场布置的形式。根据会议的性质,安排相适应的会场形式,会场形式主要有报告会、座谈会(讨论会)等几种,与之相应的有“报告”形(课堂形)和“U字”形等几种会场形式。“报告”形(课堂形)会场一般用于比较大型的会议,而“U字”形会场一般用于中小型会议。

3.设置主席台。主席台的设置主要考虑主席台就坐的领导及人数,配置相应的话筒、茶杯、小毛巾及台花等。

4.设置会标。根据会议需要设定会标,可选用喷绘或电子投射等多种方式。会标是会议的名称和主题,会标字数不宜太多,字体要醒目,字体选择与会议内容有关,一般选用黑体和宋体较多。

5.安排休息室。领导休息室主要用于出席会议领导的会前休息和谈话,座椅的配置不少于出席会议领导的人事。

6.安排座位顺序。按规定安排会场座位的顺序并制作相应席卡。一般出席会议的校领导及对应来访单位的主要领导席卡打印领导名字,其他参会职能部门人员席卡打印部门简称。

7.设置会场绿化。根据不同会场的形式布置相应的绿化,通常“报告”形(课堂形)会场注重主席台前和主席台后背景绿化,而“U字”形会场注重于“U字”形中央及主席台背景绿化。

8.准备电子设备。根据会议需要,准备笔记本电脑、录音笔。

9.准备礼品。视情况进行馈赠礼品的准备工作,并做好登记。

三、落实工作

1.按拟定的计划向会务管理单位进行布置。

2.对空调、音响、灯光、会间茶点等事项提出要求。重大会议音响师要全程在岗;根据会议需要,选择会议中茶点,包括咖啡、矿泉水、茶水等饮品及水果拼盘、西式点心等食品。

3.准确放置席卡(席卡的摆放规则见附件)。

4.下达会议通知。会议通知要简洁明了,内容一般包括:会议名称、时间、地点、议题、与会人员等。

5.联系宣传报道事宜。需宣传报道的会议,提前通知宣传部门做好摄影、摄像及新闻采写安排,并将会议议程发新闻中心。

6.会议资料的准备。包括会议议程、交流材料等。

7.会前检查。检查会场一般应提前半天,重点检查主席台、会标、席卡摆放、音响、灯光、绿化布置等,如有不当即刻纠正。

四、会议召开工作

1.提前半小时到达会场,迎候与会人员并做好签到,会前5分钟电话催促未到会人员,及时向参会主要校领导报告到会情况。

2.准确引导领导及与会人员入座。

3.会议记录。根据需要安排党委秘书列席会议进行会议记录(必要时可进行录音),记录会议名称、时间、地点、参加人员、主持人、会议内容,会后形成标准会议纪要,并及时归档保存。

4.会场整理。会议结束,组织整理会场,通知撤下会标,收回自备物品。