党委领导秘书工作职责与规范

  • 党委办公室
  • 2013 年 5 月 28 日

党委领导秘书工作职责与规范

 

党委领导秘书的主要工作职责包括:日常事务处理、日程安排、信件及电话管理、来访接待、出席活动安排等,为领导决策提供必要信息支持。各项工作按如下规范执行。

一、日常事务处理

(一)文件的呈阅及流转。收到各类文件、请示报告、各类简报、信函需及时登记、分类汇总,按轻重缓急及时、分批提交党委领导阅示,并按批示做好文件登记和及时流转。机密文件的阅签、流转按相关规定,严格保密。

(二)书报送阅。每日上午将收到的报刊、书籍、参考资料分类、排序后及时送党委领导阅。定期清理过期报刊,并按领导要求保存和传阅。

(三)安排约见。党委领导提出约见,应迅速联系和告知相关人员,协调约见时间,及时将约见安排反馈给领导,并提前与约见人员联系、确认。

(四)联系单位及汇报工作。及时了解党委领导所联系单位的发展动态,适时提醒领导调查、走访。各部门提出向党委领导汇报工作时要了解大致汇报内容,及时向党委领导请示是否安排汇报并及时反馈。如领导提出另外安排时间,根据工作重要、紧急程度适时提醒领导。

(五)信息工作。领导希望了解的信息,应全面、深入、准确地调查了解,并及时向领导书面或口头汇报。注意记录领导的重要行程、活动,收集相关新闻,整理重要讲话和文稿,并每年做好汇编。

(六)领导批示的督查督办。领导批示的文件、信函等流转后应按照《同济大学党委办公室督查督办工作实施办法》及时督查督办。

(七)老领导和专家学者的联系。协同离退办、人事处、工会等部门,依据领导联系老领导、专家学者制度,对领导慰问老领导、专家学者的名单进行整理记录。

(八)资料管理。及时记录和整理党委领导交办的其他事项,方便领导查阅,如领导节日贺卡及礼物的寄送、领导通讯录的整理等。

二、党委领导的日程安排

(一)党办秘书应在每周五及时和领导沟通好下一周的日程安排,并于每周一早上将一周日程安排呈送领导。

(二)及时将领导的每周日程录入OA系统,并注意保密。

(三)领导单日活动安排较多时,党办秘书应提前一天将每日详细日程安排呈送领导。

(四)根据领导日程安排做好与司机的沟通衔接工作。

(五)日程有变化时要及时提醒领导并修改日程安排表。

三、党委领导的信件管理

(一)普通信件

1.收到党委领导的信件后进行初步整理筛选,筛除广告及垃圾信息。

2.将党委领导的工作信件进行拆封,并按照紧急性和重要性分类排序。

3.对机要信件、挂号信件以及领导的个人信件应及时递交领导处理,党办秘书不得拆阅。

4.党委领导寄送的信件和物品需要根据其重要程度和紧急程度,选择机要、挂号或快递的方式寄送,并登记寄送信息(时间、物件、寄送对象、联系方式等)。

5.未注明具体领导收信的寄达党委信件,交由党办主任阅处。

(二)群众来信

1.登记:收到来信或上级部门转办的信访件,应对来信人姓名、通信地址、联系电话、反映事项等相关情况进行登记。

2.提出拟办意见:

(1)对学校工作提出建议和意见等问题的来信,经党办负责同志阅后,送主管校领导阅批,按领导指示处理。

(2)对揭发、检举干部、党员违纪违法的来信,转纪委处理,其中反映中层干部问题的信件,还要送主管组织工作的书记和组织部阅。

(3)反映一般问题的信件,转有关职能部门处理。

3.领导对信件的批示意见,应摘录登记后交具体的承办单位或承办人。

4.督查督办:按照《同济大学党委办公室督查督办工作实施办法》执行。

四、党委领导的电话管理

(一)党办秘书接到给党委领导的来电时,应首先表明自己身份,并问明对方身份和来电目的。

(二)对电话进行初步判断并分流过滤。

(三)了解党委领导的接听意愿后,将需领导接听的电话转接,不需领导接听的电话由党办秘书向对方解释并恰当处理。

(四)党委领导外出时接到领导电话应认真做好电话记录,根据自己的职权范围和领导授权积极处理,对于重要电话应及时向领导汇报。

五、来访接待工作

(一)重要来访

1.重要或特殊来宾拜访党委领导,党办秘书应及时了解来宾行程、来访目的,及时向领导汇报,确定接待时间、地点、会谈内容、参加接待的部门及人员,并与相关部门一起制定接待方案并联系落实,并准备相应礼品。

2.来宾到访前确认航班、车次,必要时安排接送,提前了解外来车辆牌号,告知门卫放行。

3.如党委领导安排宴请来宾,需事先预订。宴请前提前迎接,宴请时安排好随行人员及驾驶员。其他职能部门安排宴请,需领导参加的,党办秘书应与相关部门联系好,参照党委领导参加校内活动的安排执行。

(二)群众来访

1.应在会议室接待来访者,了解来访者的姓名、身份、反映问题,做好接待记录。对于初次来访者,了解来访者意图后,帮助其到信访办或相关职能部门具体办理。对于多次来访人员,应注意倾听其意图,并协调相关部门处理。

2.在接待来访者过程中,注意礼貌、热情,但对不熟悉的情况和权责范围之外的事宜不轻易表态和承诺。如需党委领导协调的事宜,应在接访后向相应部门了解事件背景和基本情况,并向领导汇报,必要时形成书面材料,供领导参考。

3.按群众来信的程序处理。

六、党委领导参加活动的安排

(一)党委领导参加校内活动的安排

1.各单位拟邀请党委领导参加活动,需在活动举行前一周以书面形式报告党办,由党办请示领导安排。为领导安排活动要注意核查、筛选,原则上按领导分管和所联系单位安排领导活动,特殊情况可先征求领导意见。尽量避免多位领导重复参加同一活动。如不需受邀领导参加或无法参加,则反馈邀请单位另请其他领导。

2.领导参加会议、公务接待等活动,需邀请单位提前准备好相关的书面背景材料并呈送领导参考,以便领导把握活动全局。参加会议需准备的材料包括:会议议题、议程、参会人员、需讨论工作的前期调研材料等。参加公务接待需准备的材料包括:会见人员简历、会见需商讨的工作背景材料等。党办秘书需全面了解清楚活动流程及相关细节,及时向领导汇报。必要时,可请邀请单位及相关部门向领导当面汇报工作。

3.如领导确认参加活动,需对领导日程进行登记,向邀请单位反馈并提醒邀请单位及时提供详细议程、活动细节和最新材料。书面通知应登记并复印留存,信息反馈后及时将通知送还领导。如活动或领导安排有变,需立即做好信息沟通。

4.需要领导讲话的,由主办单位提供讲话初稿,交党办核稿后,送领导参考和修改。

5.领导参加重要活动需由党办或活动主办单位对领导讲话进行录音,并根据录音整理领导讲话稿并归档。

(二)党委领导参加校外活动的安排

1.收到校外活动书面通知后,及时登记并复印留存。向主办方了解着装要求、活动安排、行车路线及其他参会要求。

2.根据活动内容和时间向领导汇报,如主管领导不能参加,由党办协调其他校领导参加。上级部门通知主要领导参加的会议或活动,如领导不能参加,由党办请示上级部门请其他校领导参加或请假。

3.如活动需要领导发言的,由党办协同对口负责部门准备相关材料呈送领导参考。如参加庆祝活动,应与相关部门一起按相应标准准备贺礼及发送贺函、贺电。

4.对领导日程进行登记,并及时发送回执,信息反馈后及时将活动通知送还领导。

5.外省市的活动需根据活动时间及时预订机票或车票,如果是自驾车前往,应提前两天通知驾驶员。领导出行的航班、车次、车号、时间等及时告知活动组织方,便于组织方做好准备。航班出发前应及时向航空公司了解航班情况,并及时做好调整。北京的活动应及时将往返北京的信息和工作安排告知驻京的合作交流办公室,并请其事先做好领导参加活动的安排。

(三)陪同领导出席活动或外出

1.按照党委领导参加活动安排的要求做好出席活动或外出的材料准备及各方协调工作,备好公私手续、备用现金或银行卡等,提前查好当地的天气情况并提醒领导,提前联系好当地的住宿、接待等工作,准备领导的名片及所需纪念品等。

2.做好其他方面的服务工作

(1)起草并管理好各项公文与材料。

(2)做好与各方面的衔接协调。

(3)管理好随行的公私财物。

(4)创造条件保证好领导的休息。

(5)完成好领导交办的其他事务工作。

(四)党委领导参加活动的新闻报道

1.党委领导参加校内外重要活动前,党办需提前与组织单位和宣传部沟通,做好宣传报道的准备。重要的仪式、会见需请宣传部安排摄影摄像。

2.党委领导参加校内各单位组织的活动需由各单位或宣传部拟新闻稿,经党办核稿后发稿。

3.党办秘书陪同领导参加的调研或出访等活动,由党办秘书草拟新闻稿,经党委领导审核后发稿。

4.党办秘书应及时对党委领导的新闻和照片进行整理记录,主要包括校内新闻、校外新闻和网络舆情等。