同济大学党委及办公室公文发文处理规程

  • 党委办公室
  • 2013 年 4 月 15 日

同济大学党委及办公室公文发文处理规程

 

为进一步做好学校党委及办公室公文发文处理工作,提高办文质量,确保政令畅通和工作落实,特制定本规程。党委、党办发文处理程序一般包括拟搞、会签、核稿、签发、登记编号、校对、印制、盖章、分发、归档等环节。

一、发文处理流程

(一)拟稿

根据工作任务由党委办公室或党委相关职能部门拟稿,拟稿部门要正确领会和准确体现党委领导的意图。拟稿部门负责人对文稿进行初次核稿。

(二)会签

根据文稿内容,拟稿部门到主要涉及单位或联合拟稿的各有关单位进行会签。

(三)核稿

1.核稿文件时,要重点审核手否需要行文,手续是否完备;认定可以行文的,应认真核查公文内容,切实把好观点关、政策关等。

2.由党办直接拟文的,由党办副主任对文稿进行初步审核,再由党办主任进行最终核稿。

3.由党委相关职能部门拟稿的,由拟稿部门负责人在相关部门会签后对文稿进行二次核稿,再由党办主任进行最终核稿。

(四)签发

1.呈送领导签发的稿件应是校核、修改并誉清的稿件。

2.以校党委名义上报上级部门的重要请示、报告和下发文件,由党委书记签发,或由党委书记委托副书记签发。

3.以校党委名义上报或下发的涉及某个方面工作的文件,由党委书记签发,或由党委书记委托副书记签发。

4.以校党委和行政名义联合上报或下发的文件,由党委书记、校长联合签发,或由党委书记、校长委托副书记、副校长联合签发。

5.根据常委会的决议、决定拟制的通知、批复等,由党委书记签发,或由党委书记委托副书记签发。

6.以党委办公室名义上报上级部门的重要请示、报告和下发文件,由党办主任签发,或由党办主任委托副主任签发。

7.以党委办公室名义上报或下发的涉及某个方面工作的文件,由党办主任签发,或由党办主任委托副主任签发。

8.以党委办公室和校长办公室名义联合上报或下发的文件,由党办主任、校办主任联合签发,或由党办主任、校办主任委托副主任联合签发。

(五)登记编号

由公文秘书按发文顺序逐项登记发文日期(即领导签发日期)、发文字号、主送单位和抄送单位(若有)、文件标题、归档单位等。

(六)校对

1.打印好的文稿,由打字员进行一校。

2.拟稿部门进行二校。

3.党办公文秘书进行三校。

(七)印制

由拟稿部门工作人员将经过“三校”后的文稿送交校办文印室按所需份数进行印制。

(八)盖章

1.以党委名义上报或下发的文件材料,盖党委印章。

2.以党办名义上报或下发的文件材料,盖党办印章。

(九)分发

由拟稿部门按照文件发放范围进行分发。文件分发范围如下:

1.重要党委文件上报教育部党组、上海市教卫党委、上海市教委等上级主管机关;送学校党政领导;下发校内各有关部门和单位。

2.党办文件报校领导,下发校内各有关部门和单位。

3.《同济简报》上报教育部办公厅、思政司,上海市委办公厅综合处、上海市教卫党委、上海市教委;送各有关新闻单位,学校党政领导;下发校内各有关部门和单位。

4.以党委或党办名义向上级部门上报的请示、报告和向同级单位发送的函件等,选择机要、快递或挂号信等某种方式寄发。

(十)归档

1.平时按照《同济大学档案管理办法》(同档〔2009〕7号)归档要求,做好预立卷工作。

2.按年度将党委文件、党办文件、《同济简报》等分别组卷存档。

3.每年6月底前,将上一年度的档案移交学校档案馆。

二、发文工作要求

(一)行文应当却有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

(二)行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文,特殊情况下需要越级行文的,应当同时抄送被越过的单位。

(三)向上级机关行文,应当遵循以下规则:

1.原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

2.请示应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(四)向下级机关行文,应当主送受理单位,根据需要抄送相关单位。

(五)分发文件要注意时效,力争快捷高效。

 

附件1

同济大学党委及党委办公室文件版头及适用范围规定

 根据中共中央办公厅和上海市委办公厅相关文件精神,自2012年2月23日起,学校党委文件的纸型和版头与上海市委文件保持一致,即采用A4纸型,5种文件版头,分别为:同委发文件、同委文件、同委办发文件、同委办文件,以及同委办通报。每种版头的发文机关标志、发文字号及其适用范围如下。

一、同委发文件

(一)发文机关标志:“中共同济大学委员会文件”。

(二)发文字号:“同委发〔××〕××号”。

(三)适用范围:

1.中共同济大学委员会工作要点;

2.呼应中共中央,中办、教育部、上海市委、市教卫党委下发的文件精神,需在全校深入贯彻执行的文件;

3.由校党委常委会讨论决定并由校党委书记签发,校党委年度或中长期推进的重点工作。

二、同委文件

(一)发文机关标志:“中国共产党同济大学委员会(  )”。

(二)发文字号:“同委〔××〕××号”。

(三)适用范围:

1.中共同济大学委员会工作总结;

2.印发中层干部任免的通知;

3.印发或转发由党委有关职能部门拟定并由校党委分管领导签发同意,以校党委名义在全校重点推进的工作的通知或意见等;

4.以校党委名义向教育部、上海市委、市教卫党委上报的情况报告;

5.以校党委名义向上级机关的请示;

6.校党委对下级机关请示的批复;

7.以校党委名义向其它同级单位或兄弟单位之间商洽工作的函。

三、同委办发文件

(一)发文机关标志:“中共同济大学委员会办公室文件”。

(二)发文字号:“同委办发〔××〕××号”。

(三)适用范围:

1.呼应教育部办公厅、上海市委办公厅、上海市教卫党委党办下发的文件精神,需在全校贯彻执行的文件;

2.印发或转发由职能部门拟定并由党办主任签发同意,以党办名义在全校重点推进的工作的通知。

四、同委办文件

(一)发文机关标志:“中共同济大学委员会办公室(  )”。

(二)发文字号:“同委办〔××〕××号”。

(三)适用范围:

1.印发或转发由职能部门拟定并由党办主任签发同意推进的工作的通知;

2.以党办名义向教育部、上海市委、市教卫党委上报的情况报告;

3.以党办名义向上级机关的请示;

4.以党办名义向其它同级单位(部门)或兄弟单位(部门)之间商洽工作的函。

五、同委办通报

(一)发文机关标志:“同委办通报”。

(二)发文字号:无(仅以“第××期”标识)。

(三)适用范围:

1.以党办名义代表党委,对全校涌现出的先进进行表彰;

2.以党办名义,向基层党组织传达上级部门和校党委重要会议、重要文件精神;

3.以党办名义,传达校党委主要领导重要讲话精神等。

附件2

同济大学党委及党委办公室文件印制格式标准

根据中共中央办公厅和上海市委办公厅有关文件精神,结合学校实际,特制定同委文件印制格式标准。

一、总体要求

1. 用纸:采用70g/m2复印纸,纸张白度在90度以上。

2. 开本:采用国际标准A4型,成品尺寸为297毫米×210毫米,允许误差为±2毫米。

3. 版心:版心尺寸为225毫米×156毫米(不含页码),每页22行,每行28个字,行间距28磅,版面上空约39毫米,下空约33毫米。为方便印制,每页行数可视情增加或减少1至2行。增减行数时适当调整行间距,保持版心高度不变。

4.页码:用4号Times New Roman字体,置于版心下边缘之下,左右各放一条4号一字线。一字线距版心下边缘10毫米,单页码居右,双页码居左。

5. 标点:采用规范全身标点,注意符合中文排版规范。

6.装订:左侧装订,采用平订,订位为两钉外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。

二、文头部分

7.份号:密级文件应标注份号(编号),用6位阿拉伯数字顶格标注在版心左上角第1行(在版心内)。

8.密级:用3号黑体,顶格标注在版心左上角第2行,两字之间空1个字。

9.版头:由发文机关标志和一条横线组成,颜色为金光红色。套印版头时,版头上下、左右位置要准确。

(1)同委发文件。发文机关标志“中共同济大学委员会文件”用方正美黑简体,字号用纵向75磅、横向60磅,字间距用紧排10级,横线线号为正线90磅,两边边长分别为71毫米,中间为实心五角星。

(2)同委文件。发文机关标志“中国共产党同济大学委员会”用方正姚体简体,字号用纵向60磅、横向42磅,字间距用紧排10级,后面的“(  )”字号用纵向55磅、横向45磅,“通知”(或其它文种)用小0号楷体,字间距用紧排5级,横线线号为反线40磅,两边边长分别为71毫米,中间为实心五角星。

(3)同委办发文件。发文机关标志“中共同济大学委员会办公室文件”用方正姚体简体,字号用纵向60磅、横向42磅,字间距用紧排10级,横线线号为正线90磅,两边边长分别为71毫米,中间为实心五角星。

(4)同委办文件。发文机关标志“中共同济大学委员会办公室”用方正姚体简体,字号用纵向60磅、横向42磅,字间距用撑满113毫米,后面的“(  )”字号用纵向55磅、横向45磅,“通知”(或其它文种)用小0号楷体,字间距用紧排5级,横线线号为反线40磅,两边边长分别为71毫米,中间为实心五角星。

(5)同委办通报。发文机关标志“同委办通报”用隶书体,字号用纵向72磅、横向72磅,字间距用撑满5*2个字,横线线号为正线70磅,长度为156毫米。

10.发文字号:文件采用3号仿宋体,年份、发文顺序号用半角白正体阿拉伯数字,年份外加中文六角括号“〔〕”。

三、主体部分

11.标题:用20磅小标宋简体,标注在横线下方位置,上空1行,采用一行或多行居中排布。多行标题排列为正宝塔、倒宝塔或菱形,不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形,每行词意完整,长度适宜,字距恰当。多个发文机关名称之间用空格分开,不加顿号,换行时省略。副标题、日期用3号楷体。副标题中的人名,两字中间加开2个字,三字中间各加开1个字。

12.主送机关:标题下空1行,用3号仿宋体字,左侧顶格排,回行时仍顶格,最后一个主送机关名称后标全角冒号。

13.正文:用3 号仿宋体字,一级标题用3号黑体字(加粗),二级标题用3号楷体字(加粗)。印发、转发、批转类公文的通知部分用3号楷体字,转发文件另起一页,大标题用20磅小标宋简体,上空2行,正文用3号仿宋体字。标点符号要符合排版规则,数字、年份不能拆行。段落之间一般不空行,特殊情况为划分层次,段落间空1行。

14.附件说明:用3号仿宋体字,位于正文和发文机关署名之间,与正文空开一行,“附件:”前空两个字,后接排附件名称,名称后不加标点符号,附件序号用阿拉伯数字,每行位置对齐,如“附件:1.××××”。

15.发文机关署名:用3号仿宋体,居右排,后空2个字,上空1行,如加盖印章则上空2行。两个以上机关联合发文,发文机关名称上下并排,等距撑开,长度相同。

16.成文日期:用3号仿宋体,首字比发文机关首字右移2个字,如长于发文机关,居右排时后空2个字。成文日期用阿拉伯数字。

17.发布层次:用3号仿宋体,上空1行,居左排,前空2个字,用小括号括起。如果表述中重复出现括号时,用中文六角括号套小括号。(我校目前不标)

18.附件:“附件”用3号黑体,在附件正文左上角顶格排,有序号时应加序号,不用冒号。附件应排在版记之前,与正文一起装订。附件序号和附件标题应与附件说明表述一致,附件标题与“附件”之间空2行。(附件与文件正文不能一起装订时,应在“附件”之前标明文件发文字号。)

四、文尾部分

19.版记:由印发机关、印发日期和横线组成(取消主题词和印发份数部分)。印发机关和印发日期用3号仿宋体,印发机关居左排,前空半个字,印发日期居右排,后空半个字。翻印的文件,在印发机关和印发日期下标注翻印机关和印发日期。版记中的分隔线与版心同宽,外边的两条用反线,中间的用正线(即上下端线较粗,中间的线较细)。版记位于文件末页版心的最后一行。(如果版记页和前面一页都没有正文,则版记页不标页码。)

五、有关说明

21.本标准由中共同济大学委员会办公室负责解释。

22.本标准自发布之日起施行。